Arrangementsplanlegging

Ein kan dele arrangementa inn i ulike grupper;

-         arr kor ein formidler eit ferdig konsept

-         arr kor ein har ideen og utarbeider innhald, skaffer utstyr og personer som skal stå for gjennomføringa

-         arr der deltakarane er ”passive” mottakere

-         arr der deltakarane deltar aktivt i gjennomføringa

-         arr med ulikt tidsaspekt, frå 1-2 timar til dagsarrangement til arr som går over fleire dager.

 

Desse inndelingane kan ein så sette saman på fleire måter og få ulike arrangement med hensyn til innhald, lengde og aktivitetsnivå.

Første bud når ein skal tenke arrangement er at ein må ha ein ide – vite kva ein vil arrangere og for kven. Då kan vi kanskje ta eit lite tilbakeblikk på kurset i Steinkjer, der Torunn snakka om dette å tore å tenkje store tanker. Neste punkt blir å snakke med folk rundt seg – formidle ideen - kva ein har lyst å gjere. Av og til får ein respons umiddelbart; Dette vil vi vere med på! Andre gonger må ein gi dei tid til å la ideen modne, men ein må likevel klare å tenkje langsiktig og ha fokus på at ein dag skal dette bli gjennomført.

Ein viktig forutsetning, uansett ide, er at vi arrangerer noko vi har utbytte av sjølv. At arbeidet er lystbetont, at vi har lyst til å vere med på det sjølv.

Dette er spesielt viktig viss vi skal skape eit konsept eller tradisjon. Noko vi skal bli gode på. Vi klarer godt å vere med på noko vi ikkje sjølve er så opptatt av ein eller to gonger, men skal det bli noko vi skal gjenta må ”hjertet” vere med.

 

Det er ikkje alltid det er vi som er den kreative, den som har dei gode ideane, men då kan vi vere med på å realisere andre sine idear.

 

Ulike arrangement krev ulike løysingar og krev ulik mengd arbeid, men alle arrangement kan ein dele inn i tre faser:

 

 

Kor mykje arbeid eit arrangement inneber er avhengig av kva vi vil arrangere. Ein konsert med ein utøver som sjølv stiller med alt utstyret medfører mindre arbeid for arrangøren enn t.d ein sjørøverfest kor ein skal sette saman arrangementet, lage alle oppgåvene, skaffe alt utstyret og få tak i aktører til alle rollane/ oppgåvene som skal utførast.

 

-   Vi må ha ei lita gruppe ”ein indre kjerne” på 2-4 personer.

Dette er dei personane som har ideen, som kommuniserer godt med kvarandre, som tenkjer tankane om kva ein vil med arrangementet, kva innhald det skal ha, kven arrangerer vi for, korleis skal vi kommuniserer for å få med oss denne gruppa, kven kan vi samarbeide med, kva utstyr/kompetanse treng vi – kven spør vi. Bestemme tid og stad for arrangementet.

-   ”Den indre kjerne” må kjenne lokalmiljøet sitt og knyte til seg andre medhjelpere. Dei må   

vite kor ein finn personane med dei evnene/kunnskapen dei er ute etter. Dei må ta kontakt med desse personane, fortelle kva ein skal arrangere og få dei til å vere med på arrangementet. Då er det viktig å spørje om heilt konkrete ting og fortrinnsvis ting ein veit vedkomande likar å gjere og som dei er flinke til. Det er lettare å seie ja til noko som ein liker å gjere og som i arbeidsmengd ser overkommelig ut enn om ein generelt blir spurt om å vere med på å arrangere.

 

-         lage ein plan / sette saman programmet

-         bestemme tidspunkt

-         leige/skaffe lokale – lokalet må stå i forhold til antal personer ein reknar med vil delta og kva sort arrangement ein vil ha.

-         lage budsjett

-         fordele arbeidsoppgåver – først i den ”indre kjerne”, deretter må desse personane få med fleire til sine oppgåver.

-         få omtale i avis/radio – kva opplysninger vil vi framheve, kven gjer det?

-         annonser – i kva organ, størrelse/pris, kor mange innrykk, må henge saman med omtale.

-         plakater – størrelse, utforming, antall, kor heng vi opp og tidspunkt for fordeling.

-         andre måter å skape blest om arrangementet; t.d løpesedler og gi folk ein ”liten smak” av det som skal skje.

-         billetter – pris, kva slag billetter, vanlig loddblokk, stempel eller trykking.

-         utstyr – kva treng vi, kor får vi tak i det, kva vil det koste.

-         sponsing – størrelser på annonser, priser, kven spør vi, eller f.eks å be om sponsing av produkt.

-         matservering – kva serverer vi, matberegning, innkjøp, tilberedning, kva pris skal vi ta, plakater

-         medhjelpere/vakter – kor mange treng vi, til kva oppgåver, ta kontakt med dei og gjere avtaler og sette tidspunkt bl.a for oppmøte.

-         musikk/lyd

-         lys/stemning

-         rigge/lage til sal/rom (bære stoler og bord, lys, musikk og pynting) – på forhånd å tenke gjennom korleis salen skal sjå ut, små bord, langbord, konsertoppsett eller om ein f.eks skal ha dansegolv.

-         pynting av sal/bord – musikk, farger og lyssetting må passe til den aldersgruppa vi henvender oss til, årstid og kva arrangement vi har.

-         lære lokalet å kjenne før arrangementet starter – kor slår vi på lysa, korleis handterer vi sceneteppet, lyd- og lysanlegg osv.

 

Stole på at dei oppgåvene ein har fordelt blir gjort, men samtidig vere forberedt på at ting kan skjere seg. Då er det om å gjere å vere kreativ og finne løysinger. Viss mulig kan det vere greit å ta ein gjennomgang med dei ulike aktørane ein av dei siste dagane før arr går av stabelen.

Generelt kan ein sei at til betre ein har forberedt seg til færre overraskelser får ein under gjennomføringa. Gjennomføringa er sjølve testen på at ein har gjort ein god jobb med planlegginga.

 

-     vere ferdig med forberedelsane før deltakarane kjem

-         vere bevist på korleis vi tek imot deltakarane – sjå dei, prate med dei og vise dei til rette. Vise at ein set pris på at dei kjem på ein ”naturlig” måte.

-         ikkje sende dei inn i eit lokale som er stille og fullt opplyst - der det er slik ekko at det høyrest ut som ein roper sjølv om ein kviskrer. Det føles ubehagelig. Demp lyset og tenk musikk som passer til konseptet i ”snakkehøgd”.

-         den som skal lede/knytte sammen arr skal møte utkvilt og med fokus på den oppgåva vedkomande skal ha. Dette bør ikkje vere den personen som ber stoler og bord og løyser praktiske problem i forkant av arrangementet.

-         starte til rett tidspunkt

-         halde framdrifta i programmet– viss mulig justere undervegs, unngå at arrangementet varer for lenge.

 

-         takke alle som har vore med arrangementet, viss mulig samle dei og ta ein 

gjennomgang. Korleis opplevde dei det, kva inntrykk sit dei att med? Kva fungerte, kva fungerte ikkje.

-         rydde opp

-         levere tilbake utstyr

-         betale regninger

-         skrive ned alt – planen, tidspunkt, priser, matmengd, utstyr, kor fekk vi tak i det, kor mange medhjelpere, billettpris osv. Skriv også ned kommentar om det var greit eller om vi må forandre ting, om vi må ha meir eller mindre neste gang. Dette medfører litt arbeid, men det gjer arbeidet mykje lettare neste gong.

 

Det å arrangere betyr ein del arbeid, men ein kan minske arbeidspresset på den enkelte ved å fordele arbeidsoppgåvene. God kommunikasjon er viktig slik at dei enkelte veit kva som skal skje, kva dei skal gjere og i kva rekkefølge.

Det viktigaste er likevel å ha respekt for deltakaren/publikum – dei bruker av fritida si og pengane sine for å delta på våre arrangement, då må vi ta oss tid til å lage eit godt arrangement og ikkje tru at vi kan samle folk på kort varsel til noko som heilt tydleg ikkje er forberedt.